Términos y condiciones

1. Objeto

El Titular pone a disposición de la Empresa, bajo la modalidad de software como servicio, una plataforma para administrar un gimnasio: el registro de miembros, la venta y renovación de membresías, el registro de pagos y saldos, el control de ingresos, la asignación de rutinas y planes de alimentación, el seguimiento físico, el punto de venta, los reportes y el sitio público del gimnasio.

La Plataforma se presta tal como está descrita en sus pantallas y en su documentación. No incluye asesoría contable, jurídica ni de salud: es una herramienta de registro, y las decisiones que se toman con ella son de la Empresa.

2. Definiciones

• Plataforma: el software, sus pantallas, su API, su sitio público y su infraestructura, operados por el Titular.
• Titular: PC2CODE, NIT 1067097190-2, quien desarrolla y opera la Plataforma.
• Empresa: el gimnasio que contrata la Plataforma y la usa para administrar su negocio. Cada Empresa tiene su propia dirección en internet, su propio panel y sus propios datos, separados de los de las demás.
• Propietario: la persona que representa a la Empresa dentro de la Plataforma y responde por ella.
• Usuario: toda persona que entra a la Plataforma con una cuenta creada por la Empresa, con uno de los roles disponibles: propietario, recepción, entrenador o miembro.
• Miembro: la persona que entrena en el gimnasio y usa el portal para ver su membresía, su carné, sus rutinas y su progreso.
• Datos de la Empresa: toda la información que la Empresa y sus Usuarios registran en la Plataforma, incluidos los datos personales de sus miembros, su personal y sus prospectos.
• Documentos: estos términos y la Política de tratamiento de datos personales, cada uno con su versión vigente.

3. Ámbito de aplicación

Estos términos aplican al panel administrativo, al portal del miembro, al sitio público de la Empresa y a la API que los sirve, y obligan a la Empresa y a cada uno de sus Usuarios desde el momento en que los aceptan.

Los miembros aceptan únicamente la Política de tratamiento de datos personales: estos términos son un contrato entre el Titular y la Empresa, y las reglas que les aplican a los miembros están en esa política y en el reglamento interno del gimnasio.

4. Cuentas, usuarios y accesos

Cada Usuario entra con su número de documento y una contraseña personal e intransferible. Quien entra por primera vez con su documento debe crear su contraseña antes de usar cualquier otra función; a partir de ese momento el documento deja de servir para entrar.

La Empresa decide quién tiene cuenta y con qué rol, y responde por los accesos que otorga. El propietario puede desvincular a su personal y restablecer el acceso de un miembro; una cuenta desvinculada conserva su historial y deja de poder entrar.

Cada inicio de sesión queda registrado con su fecha, su dirección IP y el navegador desde el que se hizo. Las sesiones vencen solas y pueden cerrarse en cualquier momento. Crear o cambiar la contraseña cierra todas las sesiones abiertas de esa cuenta.

Los Usuarios se comprometen a no compartir sus credenciales, a cerrar la sesión en equipos compartidos y a avisar de inmediato si sospechan que alguien más usó su cuenta.

5. Uso aceptable

La Empresa y sus Usuarios se comprometen a usar la Plataforma solo para administrar el gimnasio y, en el caso de los miembros, para consultar su propia información. En particular, no está permitido:

• Acceder, o intentar acceder, a datos de otra Empresa o de personas cuya información no le corresponde ver según su rol.
• Registrar datos personales de una persona sin haber obtenido su autorización, o datos falsos.
• Usar credenciales ajenas, o prestar las propias.
• Probar la seguridad de la Plataforma, adivinar credenciales, explorar rutas no publicadas o interferir con su funcionamiento.
• Extraer datos de forma automatizada, o cargar archivos que no sean los que la función espera: por ejemplo, contenido que no sea una imagen en un campo de foto.
• Publicar en el sitio público contenido ilegal, engañoso o que infrinja derechos de terceros, incluidas fotos de personas que no autorizaron su publicación.

6. Información y datos de la Empresa

Los Datos de la Empresa son de la Empresa. El Titular los aloja y los procesa por cuenta de ella, únicamente para prestar el servicio, darle soporte, mantener la seguridad de la Plataforma y cumplir obligaciones legales. El Titular no los vende, no los cede a terceros para fines propios y no los usa para contactar a los miembros de la Empresa.

La Empresa responde por la veracidad de lo que registra y por contar con las autorizaciones necesarias para tratar los datos personales que carga, en especial los de sus miembros. La Plataforma exige y registra la autorización de tratamiento de datos al dar de alta a un miembro y una autorización aparte para las fotos de progreso, pero es la Empresa quien la obtiene de la persona.

El Titular puede producir métricas agregadas sobre el uso de la Plataforma —cuántos gimnasios, cuántas membresías, qué funciones se usan— siempre que no identifiquen a ninguna persona ni a ninguna Empresa en particular.

7. Registro de actividad y auditoría

La Plataforma lleva registros de actividad que no se editan ni se borran, porque existen para poder mostrarse ante una reclamación:

• Las sesiones de cada Usuario: cuándo entró, desde qué dirección y con qué navegador.
• Cada acceso del propietario al contenido sensible de un miembro —el plan de alimentación, las mediciones, las fotos de progreso— fuera de los casos en que lo firmó él mismo, con la fecha, la persona y el motivo escrito que se exige antes de abrirlo.
• Cada ingreso del personal del Titular al panel de una Empresa para dar soporte, con el motivo y la duración. Mientras dura, el panel lo muestra con un aviso visible.
• La aceptación de cada versión de estos Documentos por cada Usuario, con fecha, hora, dirección IP y navegador.

8. Confidencialidad

El Titular trata como confidencial toda la información de la Empresa a la que tenga acceso por prestar el servicio, y solo la consulta cuando la Empresa pide soporte o cuando la seguridad de la Plataforma lo exige. Todo acceso de soporte deja registro, como dice la sección anterior.

La Empresa trata como confidencial la información sobre la Plataforma que no sea pública, incluidas las condiciones comerciales que haya pactado con el Titular.

La confidencialidad se mantiene después de terminado el servicio, mientras la información conserve ese carácter o la ley lo exija.

9. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los complementen. Frente a los datos de sus miembros, su personal y sus prospectos, la Empresa es la Responsable del tratamiento y el Titular es el Encargado: procesa esos datos por cuenta de la Empresa y siguiendo sus instrucciones, que son las funciones de la Plataforma.

La Empresa debe obtener la autorización previa, expresa e informada de cada persona antes de registrar sus datos, informarle de la finalidad y atender sus solicitudes de consulta, rectificación, supresión y revocatoria en los plazos de ley. La Plataforma le da los medios: la autorización se registra con fecha y hora, los datos se pueden corregir desde la ficha y las fotos de progreso se pueden borrar.

El Titular se obliga a tratar los datos solo para prestar el servicio, a mantener las medidas de seguridad de la sección siguiente, a no cederlos a terceros salvo a sus proveedores de infraestructura bajo compromisos equivalentes, y a atender de inmediato las instrucciones de la Empresa sobre el tratamiento de sus datos.

El detalle de qué datos se tratan, con qué fin y qué derechos tienen sus titulares está en la Política de tratamiento de datos personales, versión 2026-09-29, que hace parte de estos términos.

10. Seguridad de la información

El Titular mantiene, como mínimo, estas medidas:

• Las contraseñas se guardan con un algoritmo de hash de un solo sentido. Nadie, ni el Titular, puede leerlas.
• Las sesiones tienen vencimiento corto y se pueden revocar. Un intento de reutilizar una sesión ya cerrada cierra todas las sesiones de esa cuenta.
• Toda comunicación entre el navegador y la Plataforma va cifrada.
• Los datos de cada Empresa están aislados de los de las demás: toda consulta se limita al gimnasio de la cuenta que la hace, sin excepciones.
• Los permisos se aplican por rol y por persona, y el acceso a datos sensibles exige motivo escrito y deja registro.
• El número de intentos de inicio de sesión está limitado por cuenta y por dirección.
• Los archivos subidos se comprueban por su contenido real, no por su nombre.

11. Incidentes de seguridad

Si el Titular detecta un incidente que comprometa Datos de la Empresa, se lo notificará al propietario sin dilación injustificada y a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a confirmarlo, indicando qué pasó, qué datos se vieron afectados y qué medidas tomó. La Empresa, como Responsable, decide y ejecuta las notificaciones que la ley le exija a las personas afectadas y a la Superintendencia de Industria y Comercio, y el Titular colabora con la información que tenga.

La Empresa notificará al Titular tan pronto sepa de un acceso no autorizado a una de sus cuentas o de un uso indebido de la Plataforma, para que pueda cerrar sesiones, restablecer accesos y contener el daño.

12. Propiedad intelectual y aviso de propiedad

La Plataforma —su código, su diseño, sus textos, su marca y su documentación— es propiedad de PC2CODE y está protegida por las normas de derecho de autor y de propiedad industrial. La Empresa recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la duración del servicio, para usar la Plataforma en la administración de su gimnasio. No puede copiarla, distribuirla, sublicenciarla, modificarla ni hacerle ingeniería inversa.

Los Datos de la Empresa y el contenido que publica en su sitio —su nombre, su logo, sus fotos, sus textos, los perfiles de su personal— siguen siendo de la Empresa. La Empresa autoriza al Titular a alojarlos y mostrarlos únicamente para prestar el servicio, y responde por tener derecho a publicarlos.

Todas las pantallas de la Plataforma llevan el aviso de propiedad del Titular. Ese aviso no puede retirarse ni alterarse.

13. Servicios de terceros

La Plataforma se apoya en servicios de terceros, cada uno con sus propias condiciones, y el Titular no responde por ellos:

• Proveedores de infraestructura para alojar la aplicación, la base de datos y los archivos, que pueden estar ubicados fuera de Colombia.
• WhatsApp, para los recordatorios: la Plataforma prepara el enlace y el mensaje, y la Empresa lo envía desde su propio número. El Titular no envía mensajes ni tiene acceso a esas conversaciones.
• YouTube, cuando la Empresa publica un video en su sitio: el video se carga desde YouTube al reproducirlo, con las condiciones y las cookies de ese servicio.

14. Disponibilidad y mantenimiento

El Titular hace esfuerzos razonables para que la Plataforma esté disponible de forma continua, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida. Puede haber interrupciones por mantenimiento, por fallas de los proveedores de infraestructura o por causas ajenas.

Los mantenimientos programados se harán, en lo posible, fuera de las horas de mayor uso y con aviso previo por los medios de la sección 23. Cuando la Plataforma no pueda responder, el sitio público de la Empresa muestra un aviso de mantenimiento en lugar de la página.

15. Actualizaciones y cambios

El Titular actualiza la Plataforma de forma continua: corrige errores, mejora funciones y agrega otras. Las actualizaciones se aplican a todas las Empresas por igual y no requieren acción de su parte; los cambios en la estructura de datos se aplican automáticamente y sin pérdida de información.

Si una actualización retirara una función esencial para el servicio contratado, el Titular lo avisará con anticipación razonable para que la Empresa pueda decidir.

16. Respaldos y recuperación

La base de datos de la Plataforma se respalda periódicamente a través del proveedor de infraestructura. Ante una pérdida de datos por falla técnica, el Titular restaurará la última copia disponible; la Empresa acepta que lo registrado entre esa copia y el incidente puede perderse.

Los respaldos de la Plataforma no sustituyen los registros contables y los soportes que la Empresa deba conservar por su cuenta según la ley. La Empresa es responsable de esos registros.

17. Suspensión de cuentas

El propietario puede desvincular a cualquier persona de su personal en cualquier momento, y restablecer o cerrar el acceso de un miembro. El Titular puede suspender una cuenta cuando detecte un uso contrario a la sección 5 o un riesgo para la seguridad de la Plataforma, avisando al propietario de la Empresa salvo que el aviso ponga en riesgo la investigación del incidente.

18. Suspensión y terminación del servicio

El Titular puede suspender el servicio a la Empresa por falta de pago, con los avisos previos que muestre el panel: primero se le restringe la entrada al propietario y, cumplido un mes sin pago, el sitio público y el acceso de todos los Usuarios de la Empresa quedan fuera de servicio hasta que la deuda se ponga al día. También puede suspenderlo o terminarlo por un incumplimiento grave de estos términos.

La Empresa puede terminar el servicio en cualquier momento avisando al Titular por los medios de la sección 23. La terminación no libera del pago de lo ya causado.

Terminado el servicio, el Titular conserva los Datos de la Empresa durante el plazo de la sección siguiente, para permitir su exportación y para atender obligaciones legales, y la Empresa puede reactivar el servicio dentro de ese plazo sin perderlos.

19. Exportación y eliminación de datos

La Empresa puede pedir por escrito, en cualquier momento y también después de terminado el servicio, una copia de sus Datos en un formato estructurado de uso común. El Titular la entregará dentro de los quince días hábiles siguientes a la solicitud. La Plataforma todavía no ofrece esta exportación en línea; mientras tanto, se atiende a solicitud.

Seis meses después de terminado el servicio, el Titular elimina o anonimiza los Datos de la Empresa, salvo lo que deba conservar por obligación legal o para la defensa de reclamaciones. La Empresa puede pedir la eliminación antes de ese plazo, y el Titular la ejecutará una vez entregada la copia de exportación, si la solicitó.

20. Responsabilidad

La Plataforma es una herramienta de registro. La Empresa es responsable de las decisiones que toma con ella, de los cobros que registra, de los mensajes que envía a sus miembros y del cumplimiento de sus obligaciones legales, laborales, tributarias y de protección de datos.

El Titular responde por los daños directos que cause su incumplimiento de estos términos, hasta el valor que la Empresa le haya pagado por el servicio en los doce meses anteriores al hecho. El Titular no responde por lucro cesante, por daños indirectos ni por pérdidas derivadas de causas ajenas, de los servicios de terceros de la sección 13 o de un uso de la Plataforma contrario a estos términos.

Nada en esta sección limita la responsabilidad que la ley colombiana no permite limitar, incluida la que surja de dolo o culpa grave.

21. Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde por el incumplimiento que se deba a fuerza mayor o caso fortuito: fallas generalizadas de internet o de los proveedores de infraestructura, ataques informáticos a gran escala, actos de autoridad, desastres naturales o cualquier hecho imprevisible e irresistible ajeno a su control. La parte afectada avisará a la otra tan pronto pueda y retomará el cumplimiento cuando la causa cese.

22. Modificaciones de los términos

Cada versión de estos términos lleva la fecha de su revisión. Esta es la versión 2026-09-29. El Titular puede modificarlos publicando una versión nueva; cuando la versión cambie, cada Usuario verá el texto nuevo al entrar y tendrá que aceptarlo antes de seguir usando la Plataforma.

Si la Empresa no está de acuerdo con una versión nueva, puede terminar el servicio según la sección 18, con derecho a exportar sus datos según la sección 19.

23. Notificaciones

El Titular notifica a la Empresa mediante avisos en el panel administrativo y al correo electrónico del propietario registrado en la Plataforma. La Empresa es responsable de mantener ese correo actualizado.

La Empresa y los Usuarios notifican al Titular al correo kleinbrun1997@gmail.com. Una notificación se entiende recibida el día hábil siguiente a su envío.

24. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier diferencia, las partes intentarán primero un arreglo directo durante treinta días. Si no lo logran, serán competentes los jueces de Buenavista, Colombia, sin perjuicio de las normas de competencia que la ley establezca a favor de los consumidores.

25. Aceptación electrónica

De acuerdo con la Ley 527 de 1999, marcar la casilla de aceptación y confirmarla tiene el mismo valor que una firma manuscrita. La Plataforma registra, para cada aceptación, la persona, el documento aceptado y su versión, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador desde el que se hizo. Ese registro no se edita ni se borra, y la Empresa puede consultarlo desde su panel.

Cada Usuario acepta por sí mismo. El propietario acepta además en nombre de la Empresa, y declara tener la facultad para hacerlo.

26. Contacto

Para asuntos relacionados con estos términos, con el servicio o con el tratamiento de datos, el Titular atiende en el correo kleinbrun1997@gmail.com. Para asuntos relacionados con la membresía, los pagos o los datos que el gimnasio registra, la persona de contacto es la Empresa, en la recepción del gimnasio.