Política de tratamiento de datos personales

1. Quién trata tus datos

• Responsable: el gimnasio. Decide qué datos se registran y para qué, obtiene tu autorización y atiende tus solicitudes. Puedes contactarlo en la recepción del gimnasio.
• Encargado: PC2CODE, NIT 1067097190-2, con correo kleinbrun1997@gmail.com. Aloja y procesa los datos por cuenta del gimnasio, únicamente para prestar el servicio de la plataforma, y no los usa para fines propios.

2. Qué datos se recogen

Según tu relación con el gimnasio, la plataforma puede guardar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de documento, teléfono, correo electrónico, género (opcional) y fecha de ingreso al gimnasio.
• Datos de la membresía: plan, fechas, estado, pagos, abonos y saldos, y el entrenador a cargo si lo hay.
• Registros de ingreso al gimnasio: fecha y hora de cada entrada y el estado de la membresía en ese momento.
• Rutinas de entrenamiento asignadas y las marcas de lo que completas.
• Datos sensibles de salud, solo si los autorizas: peso, medidas corporales, porcentaje de grasa, fotos de progreso y planes de alimentación.
• Si trabajas en el gimnasio: tu rol, y —solo con tu autorización expresa para publicar— tu foto, biografía, especialidad y los medios de contacto que entregues para el sitio público.
• Si dejas un contacto en el sitio público: nombre, teléfono o correo, tu mensaje y la dirección IP desde la que enviaste el formulario.
• Datos de uso de la plataforma: fecha, dirección IP y navegador de cada inicio de sesión y de cada aceptación de estos documentos.

3. Para qué se usan

• Administrar tu membresía: registrar el plan, cobrar, llevar el saldo, renovar, congelar o cancelar.
• Controlar el ingreso al gimnasio con tu documento o el código QR de tu carné.
• Asignarte rutinas y planes de alimentación, y llevar tu seguimiento físico, si lo autorizas.
• Enviarte recordatorios sobre el vencimiento de tu plan o invitarte a volver, por WhatsApp desde el número del gimnasio. La plataforma prepara el mensaje; el gimnasio lo envía.
• Responder a tu solicitud de información si dejaste un contacto en el sitio público.
• Publicar el perfil profesional del personal que lo autorizó, en el sitio público del gimnasio.
• Mantener la seguridad de la plataforma, registrar los accesos y atender reclamaciones.
• Cumplir las obligaciones legales del gimnasio, incluidas las contables y las de atención a las autoridades.

4. Datos sensibles

El peso, las medidas, el porcentaje de grasa, las fotos de progreso y los planes de alimentación son datos de salud. No estás obligado a entregarlos, y negarte no afecta tu membresía.

Las fotos de progreso exigen una autorización aparte de la que diste al inscribirte, y sin ella el sistema no permite subirlas. Puedes pedir que se borre cualquiera de tus fotos, y el borrado es definitivo: el archivo se elimina del almacenamiento.

Solo tu entrenador a cargo y tú pueden ver estos datos sin dejar rastro. Si el propietario del gimnasio necesita abrirlos —por una reclamación o una auditoría—, tiene que escribir el motivo y ese acceso queda registrado con su nombre, la fecha y la justificación. Ese registro no se puede editar ni borrar. Recepción no tiene acceso a ninguno de estos datos.

5. Menores de edad

Los datos de un menor de edad solo se registran con la autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos. El gimnasio es quien la obtiene antes de crear la ficha.

6. Cómo se registra tu autorización

• Al inscribirte, el gimnasio te informa de esta política y registra tu autorización con fecha y hora. Sin esa autorización la ficha queda marcada como incompleta.
• Para las fotos de progreso, el gimnasio registra una segunda autorización, también con fecha y hora.
• Si eres personal del gimnasio y aceptas que tu perfil se publique en el sitio, se registra la fecha de esa autorización, y puedes retirarla en cualquier momento.
• Al dejar un contacto en el sitio público, marcas una casilla que autoriza el tratamiento de los datos que escribes, y se guarda la fecha.
• Al entrar por primera vez al portal o al panel, aceptas esta política; queda registrada la versión que aceptaste, la fecha, la hora, la dirección IP y el navegador.

7. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.

8. Plazos de respuesta

Las consultas se atienden en la recepción del gimnasio, o escribiendo al Encargado al correo kleinbrun1997@gmail.com. Una consulta se responde en un plazo máximo de diez días hábiles desde que se recibe; si no es posible en ese tiempo, se te informa el motivo y la fecha de respuesta, que no supera los cinco días hábiles siguientes.

Un reclamo —porque un dato está mal, porque quieres que se suprima o porque crees que se incumplió la ley— se responde en un plazo máximo de quince días hábiles desde que se recibe completo; si no es posible en ese tiempo, se te informa el motivo y la fecha de respuesta, que no supera los ocho días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, se te pide lo que falte dentro de los cinco días siguientes.

Puedes ver tus propios datos en cualquier momento desde el portal, y corregir lo que sea tuyo pidiéndolo en recepción.

9. Con quién se comparten

• Con el Encargado, PC2CODE, que opera la plataforma, y con los proveedores de infraestructura que alojan la aplicación, la base de datos y los archivos. Algunos de esos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia; se eligen con garantías de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política.
• Con las autoridades, cuando la ley lo exija.
• Tus datos no se venden ni se ceden a terceros para publicidad. Los recordatorios por WhatsApp los envía el gimnasio desde su propio número, y la plataforma no tiene acceso a esas conversaciones.
• Si el gimnasio publica un video en su sitio, ese video se carga desde YouTube al reproducirlo, con las condiciones y las cookies de ese servicio.

10. Seguridad

Las contraseñas se guardan con un algoritmo de hash de un solo sentido y nadie puede leerlas. Toda comunicación va cifrada. Cada gimnasio solo puede ver sus propios datos, cada rol solo ve lo que le corresponde, y el acceso a los datos sensibles exige motivo escrito y deja registro. Las sesiones vencen solas, se pueden cerrar en cualquier momento y el número de intentos de inicio de sesión está limitado.

11. Cuánto tiempo se conservan

• Los datos de tu membresía, tus pagos y tus ingresos: mientras dure tu relación con el gimnasio y hasta cinco años después, para atender reclamaciones y las obligaciones contables del gimnasio.
• Las fotos de progreso: hasta que pidas borrarlas o hasta que termine tu relación con el gimnasio.
• Los contactos dejados en el sitio público: hasta doce meses después del último contacto, o antes si lo pides.
• Los registros de sesión y de auditoría: por el tiempo necesario para la seguridad de la plataforma y la defensa de reclamaciones.
• Los registros de aceptación de estos documentos: mientras exista la cuenta y el tiempo que la ley exija después.

12. Cookies

La plataforma usa únicamente las cookies necesarias para mantener tu sesión abierta, que no pueden leerse desde el navegador y vencen solas. No usa cookies de publicidad, de seguimiento ni de terceros. El sitio público del gimnasio tampoco, salvo las que instale YouTube al reproducir un video, si el gimnasio publicó uno.

13. Cambios a esta política

Esta es la versión 2026-09-29. Cuando cambie, la versión nueva se publica en el sitio del gimnasio y se te pide aceptarla la siguiente vez que entres al portal o al panel. Los cambios no se aplican de forma retroactiva a lo que ya autorizaste.

14. Contacto y quejas

Para consultas y reclamos sobre tus datos, contacta al gimnasio en la recepción del gimnasio. También puedes escribir al Encargado, PC2CODE, al correo kleinbrun1997@gmail.com. Si consideras que no se atendió tu solicitud, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales.